I migliori software di Project Management
Cosa significa Project Management?
La “gestione del progetto” (o project management) è la combinazione di risorse, umane e materiali, che si mettono insieme per raggiungere un determinato obiettivo, in un determinato periodo di tempo, con un budget limitato e da cui ci si aspetta un risultato preciso. Per gestire in maniera efficace un progetto, è importante pianificare e tenere sotto controllo tutte le fasi strategiche per raggiungere gli obiettivi, tenendo conto della corretta gestione delle risorse a disposizione e dei costi.
Quindi il project management è la capacità di saper gestire uno o più progetti e le persone coinvolte nel lavoro, di saper valutare quanto denaro serve per raggiungere l’obiettivo e i tempi in cui questi obiettivi devono arrivare a conclusione.
La figura che si occupa di tutte le fasi del progetto è il project manager, che ha la responsabilità di pianificare e controllare il lavoro, tenendo conto dei ruoli assegnando alle persone giuste i compiti più adeguati, oltre a stabilire il budget necessario alla realizzazione del progetto, gestisce quindi le risorse e i vincoli (tempi, costi, ambito ecc…) lungo tutto il percorso.
I progetti sono spessi divisi in parti più piccole e gestibili, perché la riuscita di un progetto dipende dal fatto che ogni compito venga portato a termine nei tempi stabiliti, infatti ogni attività viene assegnata in ordine di priorità e pianificata tenendo conto di una timeline ben precisa.
Anche se il termine inglese lo fa sembrare un qualcosa nato in epoca moderna, in realtà il project management è sempre esistito, o meglio ha cominciato ad esistere quando gli uomini hanno sentito l’esigenza di organizzare lavori complessi nel lungo periodo. Pensiamo per esempio alla costruzione delle piramidi o Stonehenge, addirittura le attività di caccia potrebbero essere considerate una versione primitiva di project management.
Ma il concetto di progettazione vero e proprio nasce all’inizio del XX secolo, con i grandi progetti infrastrutturali soprattutto negli Stati Uniti. Più la tecnologia avanzava e più i progetti diventano complessi e necessitavano di una gestione più articolata e controllata. Gestione che era basata su metodi personalizzati per poi essere regolamentata, nel 1998, con l’accreditamento ANSI della guida PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute ; inoltre recentemente è stato introdotta la normativa ISO per la gestione dei progetti (IS21500).
Ma quello che ha rivoluzionato il mondo del project management è sicuramente l’ascesa del personal computer, che ha fatto raggiungere livelli sempre maggiori di produttività e comunicazione; Internet poi ha permesso lo sviluppo di software per project management in cloud permettendo la gestione online dei progetti.
Ad oggi esistono applicazioni con algoritmi così sofisticati da permettere la gestione di più progetti contemporaneamente con la massima facilità di utilizzo.
I vantaggi del project management
In un’epoca in cui i progetti diventano sempre più complessi e coinvolgono sempre più figure con ruoli diversi, spesso anche a distanze geografiche rilevanti, è importante gestire il lavoro in maniera efficace.
Una buona gestione consente di soddisfare le aspettative delle parti interessate, rimanere focalizzati sugli obiettivi, mettere ordine e chiarezza nelle varie fasi del progetto, ottenere il massimo dalle risorse a disposizione, tenere sotto controllo il lavoro svolto, ridurre il rischio di fallimento e, cosa molto più importante, imparare dai propri errori per poter sempre migliorare.
Insomma la gestione efficace dei progetti permette al project manager e a tutto il team di lavorare sempre meglio e in maniera molto più semplice.
Per raggiungere gli obiettivi è importante pianificare bene il progetto, scomporlo in tutte le sue fasi e non trascurare nessun dettaglio. Prima di iniziare è importante chiedersi cosa deve essere fatto, in quali tempi e quali saranno le figure coinvolte. Durante lo svolgimento dell’attività è importante sapere sempre a che punto è il lavoro, nel caso ci sia bisogno di stabilire nuove priorità o aggiungere nuove fasi.
Ogni progetto per riuscire al meglio deve seguire 5 fasi, ognuna con compito specifico da svolgere:
1.AVVIAMENTO- la prima fase di un qualsiasi progetto è la valutazione della fattibilità. E’ un progetto adatto alla vostra attività? Porterà benefici concreti e in un tempo ragionevole? Se la risposta è SI allora potete iniziare a definire come procedere e i risultati che si vogliono ottenere.
Una volta preparata una bozza di piano, quest’ultima dovrà essere approvata da tutte le parti così da mettere d’accordo tutte le eventuali aspettative.
2. La seconda fase è la PIANIFICAZIONE – in questa fase si iniziano a definire gli obiettivi, si fa una stima dei costi, degli eventuali rischi a cui si può incorrere; si mette a punto anche una timeline specificando i tempi di ogni specifica azione. Per non perdere il focus è utile creare delle “milestone”, ovvero obiettivi più grandi con date di raggiungimento precise.
3. Una volta che il progetto ha preso vita si passa all’ESECUZIONE – il progetto diventa concreto e reale. Iniziano le riunioni e in questa fase ad ogni membro del team viene affidato un ruolo e il relativo compito, e vengono forniti tutti i dettagli del progetto. Qui il project manager ha il compito di distribuire bene le risorse e tenere il team concentrato sugli obiettivi in modo da garantire che tutto il lavoro vada nella direzione stabilita riducendo al minimo i rischi.
4. Il progetto è partito e adesso bisogna passare alla fase di MONITORAGGIO e CONTROLLO- questa fase è direttamente collegata alla precedente, infatti comprende riunioni regolari con il team e controllo costante del lavoro per evitare possibili deviazioni dagli obiettivi. Oggi grazie ai software per project management non c’è un reale bisogno di riunioni continue, ma parleremo di questo più avanti.
5. Quinta e ultima fase è la CONCLUSIONE del progetto- quando il risultato è stato raggiunto (oppure non è stato possibile raggiungerlo). In questa fase il team si riunisce per fare le dovute valutazioni: cosa è andato bene? Cosa poteva essere migliorato? Queste domande sono utili affinché non si commettano gli stessi errori nei progetti futuri e anche per valutare l’efficienza del team di lavoro.
Quando il prodotto finale viene consegnato a tutti gli stakeholder o parti interessate il progetto di ritiene ufficialmente concluso.
Software di Project Management
Come abbiamo visto, gestire un progetto è un lavoro complesso che richiede una grande capacità di tenere insieme diversi elementi e diverse figure. Questo comporta la necessità di essere sempre in contatto con il proprio team e verificare costantemente l’andamento del lavoro in ogni sua fase.
Abbiamo accennato al fatto che oggi esistono diversi strumenti che aiutano ad organizzare il lavoro del project manager, ovvero i software di gestione progetti, tool ormai indispensabili anche nel caso di piccoli team perché permettono di ottimizzare i tempi (non è necessario organizzare continue riunioni), tenere sotto controllo le risorse, le fasi del progetto e il team, sapendo esattamente chi fa cosa. Inoltre la maggior parte di questi strumenti include sistemi di comunicazione integrati che permettono di comunicare in maniera diretta e veloce con l’intero team o con le singole persone coinvolte nel progetto.
In questo articolo vi proponiamo quelli che, secondo noi, sono i 4 migliori software di project management attualmente in circolazione:
#4 Esayproject
EasyProject è un project management tool completo che permette di gestire diversi progetti contemporaneamente e con team numerosi. Questa sua caratteristica lo rende adatto a medie e grandi aziende e anche le tariffe sono tarate per attività più strutturate.
Consente una grande varietà di funzioni: template personalizzabili, timeline aggiornate in tempo reale, accesso alle informazioni relative a costi, budget ecc…visualizzabili solo dal manager.
Tra le maggiori pecche di questo software, abbiamo riscontrato un sistema più lento e complesso da utilizzare, la mancanza di una chat per comunicare in modo più veloce con il team, la mancata integrazione con sistemi di archiviazione dati come per esempio Dropbox.
#3 Monday.com
Il punto forte di Monday.com è sicuramente la sua grande semplicità di utilizzo, con un’interfaccia intuitiva e molto “visiva”. L’approccio di questo strumento ricorda molto l’ambiente di interazione dei social network e questo aspetto lo rende molto facile da usare anche a chi si approccia con questa tipologia di tool per la prima volta.
Le funzionalità principali sono le notifiche automatizzate,time tracking, workflow personalizzabili, processi mostrati in maniera logica (e colorata) facilmente comprensibile e accessibile a tutti i membri del team e molto altro.
Monday.com è disponibile anche per mobile così da poter sempre controllare e rimanere aggiornati sullo stato del lavoro, oltre a poterlo usare per ricordare le proprie tempistiche e i proprio compiti.
La sua semplicità lo rende molto adatto alle startup o comunque piccole aziende con piccolo team di lavoro.
#2 Wrike
Wrike rientra tra i più “sofisticati” software di project management, ottimizzato per ridurre i tempi e aumentare l’efficienza del lavoro.
Questo strumento consente di pianificare le attività, assegnare le priorità ai vari compiti, avviare conversazioni con il team e tenere traccia dei progressi in tempo reale.
Le funzionalità più interessanti sono: i task, che permettono di dividere il blocco di lavoro in step più piccoli da poter affidare a figure diverse a seconda delle necessità. Ogni task ha una propria lavorazione così da poter visualizzare lo stato (in corso, completato, ecc…); la possibilità di analizzare il lavoro svolto, creando report singoli e dettagliati da mostrare alle parti interessate nello svolgimento del progetto.
Wrike, inoltre, ha una versione free con molte funzionalità indispensabili al project management che spesso in altri tool si possono utilizzare solo nelle versioni premium.
#1 Team Work
Al top della nostra classifica non poteva che esserci Team Work, piattaforma tra le più complete e dalle ottime performance adatta a qualsiasi tipo di attività e a qualsiasi tipologie di team di lavoro.
Le funzionalità principali consistono nel poter controllare ogni fase del progetto, dai compiti assegnati ai tempi di realizzazione relativi al singolo membro responsabile di quella parte di lavoro; possibilità di caricare file di vario tipo; comunicazione veloce con i membri del team ecc…
Sulla dashboard tutti i membri possono visualizzare lo stato del lavoro, i contenuti approvati e quelli che richiedono modifiche. Il manager invece visualizza in un’unica grafica tutti i dati principali: chi lavora su cosa, tempi, scadenze, priorità.
Quello che differenzia largamente questo software di project management dagli altri, è la particolare attenzione al cliente; infatti Team Work unisce tutte le interazione dei clienti in un unico desk in modo tale da permettere a chi si occupa di customer care di rispondere in maniera rapida ed adeguate alle esigenze e perplessità dei clienti producendo risposte più efficaci e personalizzate. Il supporto cliente può anche essere impostato per essere attivo 24/7 aiutando i clienti anche quando il team non è a lavoro.
Conclusioni
Oggi portare avanti progetti è sempre un’attività complessa, sia per grandi aziende sia per startup. Tenere tutto sotto controllo, armonizzare il lavoro di un team composto da persone con capacità e competenze diverse è decisamente faticoso, ancora di più negli ultimi anni dove si sta iniziando a sentire l’esigenza di riunire ruoli con diverse conoscenze specifiche nei team di lavoro e stanno nascendo nuove figure professionali che vanno integrate a quelle già presenti in azienda.
Oltre a ciò, bisogna considerare che è sempre più raro portare avanti lavori “uno alla volta”, molto più spesso ci si trova a dover gestire progetti diversi in contemporanea.
I project management tool, come abbiamo visto, mettono a disposizione funzionalità utili alla gestione dei progetti e allo svolgimento delle attività di lavoro in team. Per questo motivo, qualsiasi sia la vostra azienda o il vostro progetto, consigliamo di prendere in considerazione l’uso di questi strumenti per ottenere il massimo dal vostro team!
