Trello

Recensione

Viviamo in società sempre più frenetica, dove saper organizzare e gestire il proprio tempo è diventato una necessità. Fenomeni come lo smart working sono realtà ormai consolidate ed il lavoro è sempre più digitalizzato, ma non sempre si riescono a coniugare tutti i propri impegni, come partecipare a riunioni o gestire le mail, con la conseguenza che la produttività potrebbe risentirne. Occorre quindi dotarsi degli strumenti più adeguati attraverso i quali ottimizzare l’attività lavorativa e Trello è uno di questi. Un software per il Project Management che struttura il lavoro in bacheche condivise.

Cos’è Trello

Trello è uno strumento molto semplice da usare che consente di tener traccia di ogni singolo elemento e divide lo spazio di lavoro in bacheche, contenenti a loro volta delle liste, le quali sono formate da schede. Possiamo immaginarlo come una sorta di lavagna dove poter creare liste di task e organizzarle a proprio piacimento.
Trello è accessibile da qualsiasi browser ed è disponibile anche un’applicazione mobile (iOS e Android) che permette di accedere ai propri documenti e di lavorare al proprio progetto da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Come accennato, gli elementi fondamentali di questo software sono tre:

• Board: la bacheca principale che rappresenta il progetto;
• List: variano a seconda della natura del board e rappresentano i macro-step di un progetto, le idee oppure le persone che fanno parte del team;
• Card: è l’unità base del board e rappresenta la singola task.

Vediamoli nel dettaglio.

Le bacheche

Le bacheche possono essere di due tipi: private, accessibili soltanto ai proprietari dell’account che sono liberi di gestire le singole attività; pubbliche, visibili a tutti i membri del team così da poter coordinare le attività.
Inoltre, è possibile creare gruppi di lavoro differenti a cui dedicare bacheche specifiche, in modo che ogni membro abbia accesso soltanto alle attività del proprio gruppo, ma non a quelle in cui non è coinvolto.

Le liste

All’interno delle bacheche troviamo le liste, ovvero delle colonne tematiche che raggruppano le schede per argomento; infatti, può risultare utile segmentare le varie attività in macroaree di riferimento.
Queste si dividono in 3 sezioni: “To do” (da fare), “Doing” (in esecuzione) e “Done” (fatto).
Ogni lista può essere spostata tramite un drag and drop sia all’interno della stessa bacheca che in una bacheca differente.

Le schede

Le schede non sono altro che le singole unità informative del software che contengono i vari task e all’interno delle quali si svolge tutta l’attività. Oltre alla descrizione, ad ogni singola scheda è possibile aggiungere utenti, allegare file e una data di scadenza.
Tra le varie funzionalità delle schede, si ha la possibilità di inserire delle checklist dove una barra di completamento avanza ogni volta che un elemento viene completato. Inoltre, queste possono essere spostate da una lista all’altra con un semplice drag and drop man mano che il progetto avanza.
L’area chiamata “Card Back” è composta da 4 sezioni:

• Card Description, dove inserire tutte le informazioni aggiuntive che possono tornare utili per un determinato task;
• Comments and Activity, che rappresenta la timeline delle attività e dei commenti sul task;
• Add, con cui si possono aggiungere nuovi membri, assegnare determinate task ai singoli membri, inserire scadenze, etichette e allegati;
• Actons, con cui poter copiare, spostare, archiviare o sottoscrivere una scheda.

Etichette

Un altro aspetto molto interessante di Trello sono le etichette, attraverso le quali è possibile attribuire diversi livelli di priorità alle varie schede. Assegnando un’etichetta, avremo una visione d’insieme del progetto e dunque monitorare il suo andamento. Inoltre, si possono filtrare le schede attribuendo colori differenti alle varie etichette così da facilitare il sistema di ricerca.

Power Up

L’esperienza del gruppo di lavoro all’interno di Trello può essere migliorata grazie ad alcune funzionalità specifiche chiamate Power Up. Questo strumento ci dà la massima libertà nel decidere come organizzare e personalizzare la bacheca.
La piattaforma mette a disposizione degli utenti un market di Power Up tra i quali scegliere i tool più adeguati ai propri scopi e quindi aggiungerli alle bacheche.
Tra le integrazioni disponibili troviamo:

• Slack, permette di avere il bot di Trello direttamente nella chat di lavoro;
• Bitbucket e GitHub, dedicati agli sviluppatori;
• Elegantt, permette di strutturare al meglio le tempistiche dei progetti;
• Google Drive e Dropbox, per condividere ed organizzare i file necessari per il progetto.

Inoltre, sono disponibili anche delle funzionalità extra come: Calendar, tutte le card a cui è stata assegnata una scadenza vengono visualizzate in un calendario settimanale o mensile; Voting, permette ai membri della bacheca di votare una scheda; Card Aging, l’immagine integrata assume l’aspetto di una vecchia foto quando resta inattiva per troppo tempo.

Quanto costa ?

L’offerta commerciale di Trello prevede tre opzioni con un numero crescente di funzionalità.
Vediamole nel dettaglio con i relativi piani tariffari su fatturazione mensile:

• Gratis: $ 0 per utente al mese per sempre e prevede bacheche personali illimitate, liste illimitate, schede illimitate, 10 MB per allegato, 10 bacheche di gruppo, 1 Power Up per bacheca;
• Business Class: $ 9,99 per utente al mese e rispetto al piano gratuito si hanno Power Up illimitati, possibilità di caricare allegati fino a 250 MB e funzionalità aggiuntive con particolare riguardo alla sicurezza;
• Impresa: $ 20,83 al mese ad utente per società con 100 utenti. Questa opzione include tutte le funzionalità del profilo Business Class, ma viene incrementata ulteriormente l’attenzione alla sicurezza dei dati con strumenti come l’autenticazione a due fattori, la crittografia e un software di monitoraggio per rilevare le intrusioni.

PRO

• Interfaccia user-friendly che rende lo strumento rapido ed intuitivo da usare.
• Possibilità di integrare più tool.
• Maggiore protezione dei dati sensibili.
• Supporto dedicato sia tramite mail che telefono.

CONTRO

• Strumento troppo semplicistico poco adatto per progetti più complessi.
• Impossibilità di creare sottoattività con lo stesso livello di dettaglio di quelle superiori.

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Caratteristiche

• Abbonamento
• Android e Ios
• Assistenza dedicata
• Drag and drop
• Intefaccia User Friendly

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