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Team work: consigli e strumenti utili per lavorare al meglio.

Team work: consigli e strumenti utili per lavorare al meglio.

Il lavoro di squadra, o team work per chi ama i termini anglofoni, è spesso fondamentale per portare a casa un buon lavoro, raggiungere i risultati prefissati dall’azienda o dal proprio team di lavoro stesso. Quante volte, sull’annuncio di lavoro di turno abbiamo letto “capacità di lavorare in gruppo“? Tante, tantissime volte (forse troppe, un po’ se ne abusa): è una qualità che bisogna fare propria, e se non la si possiede, bisogna cominciare a coltivarla il prima possibile.

Detto ciò, non sempre il team working risulta semplice, anzi, lavorare in team nasconde molte insiedie: opinioni discordanti, difficoltà nella comunicazione e nell’organizzazione del lavoro, per citarne qualcuna. Nulla però è irrecuperabile, anzi, spesso bastano pochi, semplici accorgimenti per portare la situazione sulla strada giusta: vediamone alcuni nel prossimo paragrafo!

Team Work: 5 consigli per rendere efficace e semplice il lavoro di squadra.

Consiglio numero 1: Pianificazione e assegnazione dei ruoli.

Nella gestione dei progetti assegnati ad un team di lavoro non è raro assistere a diatribe su tempistiche e ruoli. Questo accade principalmente per 2 motivi: mancanza di programmazione (o errata programmazione) e mancata assegnazione di ruoli ben definiti.

Partiamo dal primo motivo, la mancanza di programmazione. Questa mancanza genera una serie di problematiche non indifferenti, prima fra tutte quella della cattiva gestione del tempo; non avere un calendario temporale con delle linee guida definite tende a dilatare i tempi, di conseguenza avremo un teamwork più lento e incline a consegnare tardivamente il lavoro svolto: la clessidra termina il suo corso, il team di lavoro non termina il proprio compito.

Il secondo motivo sopra elencato, quello di non assegnare ruoli ben definiti, può dar vita a fraintendimenti tra colleghi, che potrebbero trasformarsi in veri e propri “conflitti” da dover gestire! E a proposito di conflitto, vediamo come gestirlo, con il prossimo punto!

Consiglio numero 2: gestire il conflitto.

Non c’è team più costruttivo, produttivo e creativo di un team che ha i suoi conflitti interni: questo è ciò che dicono tante ricerche e studi svolti negli anni passati da fonti attendibili.

Un gruppo troppo armonioso e d’accordo sulla gran parte delle decisioni in realtà potrebbe essere comunemente un gruppo nel quale non si ha la personalità di dire la propria, di affrontare un confronto (percepito come conflitto)… i motivi possono essere diversi, ma ciò che conta è che in realtà non tutti i conflitti vengono per nuocere, anzi, sembra facciano benissimo!

Quello che conta davvero è come si affronta e si gestisce un “conflitto”; Quest’ultimo, in un team di lavoro non è nient’altro che una o più opinioni/proposte/considerazioni contrastanti tra loro. Come se ne esce? Ecco 3 consigli fondamentali da poter seguire (o nel caso del capogruppo, da far seguire).

  • Primo, scontatissimo ma fondamentale punto: rispetto per le persone, si contesta l’idea, l’opinione, la proposta, non la persona in sè.
  • Anche se sulla “carta” si ha una posizione migliore rispetto ad un collega, non bisogna mai utilizzare la propria autorità per imporre qualcosa: in questo modo automaticamente si va a spegnere qualsiasi volontà di proporre nuove idee, nuove soluzioni.
  • Non è una competizione tra colleghi dove arrivare primi, non si compete nel teamwork, al massimo possiamo dire che si lavora tutti insieme per competere con le aziende “competitors”; la società è formata da un collettivo, tutti devono remare verso un unico obbiettivo: il miglioramento.

Consiglio numero 3: team building per compattare il gruppo.

Molto diffuso negli States, ancora poco preso in considerazione nel nostro Bel Paese: il team building non sono nient’altro che azioni, attività e comportamenti atti a compattare il team di lavoro. Giornate da trascorrere insieme, attività da fare in gruppo… ma non solo! Il team building non è solo passare del tempo insieme ai propri colleghi, ma è anche comunicazione fluida, determinazione e massimo impegno per un obbiettivo comune, condivisione di una “vision” (senza snaturare le proprie idee).

Consiglio numero 4: obbiettivi comuni, gioie e dolori comuni.

“Si vince e si perde tutti insieme”: una frase sempreverde, un must da anni ed anni; pronunciata da grandi manager, presidenti di grandi società, da allenatori di sport collettivi e chi più ne ha più ne metta. Il concetto è molto semplice, c’è veramente poco da spiegare.

Non si incolpa il singolo per decisioni/azioni sbagliate, la responsabilità è sempre da attribbuire al collettivo: sbaglia il gruppo, fa le scelte vincenti il gruppo.

Consiglio numero 5: usare gli strumenti giusti per facilitare gestione progetti e comunicazione all’interno del team di lavoro.

Siamo nell’epoca del digitale, delle app estremamente smart, non attingere da queste preziose risorse sarebbe da stupidi. Esistono tanti software interessanti che riescono a facilitare la gestione progetti, a rendere accessibili file da qualsiasi posto in cui ci troviamo (cloud) e tanto, tanto altro ancora. Questo punto merita necessariamente un approfondimento: nel prossimo paragrafo troverai una serie di strumenti utili per lavorare in team (ma prima eccoti un’infografica riassuntiva da poter scaricare sul tuo pc/dispositivo smartphone, stampare o qualsiasi altra cosa tu voglia farne!).

Strumenti utili per lavorare in team

Skype: teamwork a distanza (e non).

Skype non ha bisogno di grandi presentazioni, è uno dei programmi più utilizzati in ambito business e non: chiamate (da pc a pc), videochiamate, videochiamate o chiamate con condivisione dello schermo… insomma, si presta davvero bene a riuniuoni di lavoro a distanza o, magari, semplicemente per mostrare l’avanzamento del lavoro al team working. E’ gratuito, semplice da utilizzare e non richiede chissà quali risorse in termini di potenza hardware del dispositivo/pc.

Team Viewer: lavoro di squadra e controllo da remoto!

Teamviewer è un altro ottimo strumento per chi ha bisogno di lavorare in team, ma in questo caso abbiamo una funzione, che definerei la funzione regina, destinata ad essere di grande aiuto a professionisti ed aziende: TeamViewer permette il supporto da remoto: consente l’accesso ed il controllo a dispositivi mobili iOS e Android, ma anche e soprattutto a tutte le piattaforme Desktop e Server. In questo modo, oltre a poter sentire il proprio team di lavoro, si potrà intervenire direttamente sui file di interesse.

Trello: gestione progetti e ordine per il teamwork

A dare vita al software di Project management Trello è stata la Fog Creek Software nel 2011. Nel 2014 viene acquisito da Atlassian e, ad oggi, è un software che ha riscontrato un discreto successo, tanto che è utilizzato anche in progetti del calibro di Kickstarter o National Geographic.

Trello mette a disposizione dell’utente strumenti per facilitare la gestione progetti. Include una dashboard che rende possibile creare, assegnare e organizzare i progetti; in più permette anche di assegnare delle priorità alle azioni da intraprendere. Il tutto funziona come se avessimo dinanzi una lavagne (o meglio dire un insieme di lavagne) dove poter applicare dei post it.

Analizziamo uno spazio assegnato ad un utente del team di lavoro (uno dei “post it” sopra citati). Come si può vedere nell’immagine che segue, nella parte alta (A) si può inserire una descrizione dettagliata riguardante il lavoro che si sta assegnando (o magari si può sfruttare quello spazio per fornire altri tipi di indicazioni, è tutto a discrezione dell’utente); subito sotto (B) si possono inserire diverse opzioni, tra cui una checklist, un allegato etc. Le opzioni sono visibili sulla destra (D). Nella parte inferiore (C) è possibile inserire commenti, istruzioni in corso d’opera, citare un collega presente nella lista o caricare allegati.

Wrike

Wrike, come il software precedente, è un software per il project management che ha come scopo principale quello di semplificare tutte le operazioni di team working (ma non solo).

Partiamo con il ribadire quello che abbiamo già specificato nella recensione di Wrike presente sul nostro sito: quest’ultimo è un software con basi solide, utilizzato da più di 18.000 aziende in tutto il mondo, compresi colossi come Google, Airbnb, GreenPeace e Kaspersky. Una soluzione affidabile e più “pulita” rispetto a Trello, ma che può risultare un po’ più macchinosa se non si gestisce nel migliore dei modi fin dall’inizio (diciamo che se si è un po’ disordinati, sia nella vita che nel digitale, si possono incontrare difficoltà nella gestione di molte schede di lavoro.

Come funziona Wrike? E’ il software giusto se si vuole lavorare in gruppo e condividere progetti tra utenti?

Iniziamo con il dire che per lavorare in gruppo esistono tanti strumenti validi e sicuramente Wrike è da annoverare tra i migliori di questi, senza mezzi termini: un software da tenere fortemente in considerazione. Come ampiamente detto nella nostra review, sono molti gli elementi a favore di questo software, tra i più meritevoli di citazione spiccano: Tag e cartelle, lo strumento Task, la reportistica e la preziosissima possibilità di integrare Wrike con altri software. Vediamo un po’ più nel dettaglio (ma senza dilungarci troppo, per una panoramica completa sul software vi rimandiamo alla recensione di wrike presente su questo sito).

  • Tag e Cartelle. Tag e cartelle hanno un ruolo di prim’ordine nell’utilizzo di Wrike, perché permettono di poter visualizzare e ordinare tutta la mole didati presenti (scadenze, testi, immagini… tutto), in base ad attività, progetti o in qualsiasi altro modo si desideri agire; in particolare con i tag si possono condividere i lavori (o parte di questi) con qualsiasi altra persona si desideri, da un collega al cliente finale.
  • Task. Anche i Task risultano essere di fondamentale importanza all’interno del software. Questi permettono di poter suddividere i lavori in più step da poter eliminare quando realizzati: utilissimi per tenere sempre sotto controllo tutto il lavoro svolto dal teamwork.
  • Reportistica e integrazione. Partiamo dalla reportistica: è utile avere dei report sui lavori svolti dal teamwork, così da poter effettivamente capire chi ha fatto cosa e in quanto tempo… bene, con Wrike questo è possibile!

Trello vs Wrike: quale utilizzare per un lavoro di squadra efficente?

A questo punto sarebbe effettivamente lecito chiedersi: meglio wrike o trello? In un scontro Wrike vs Trello, chi avrebbe la meglio?

A nostro avviso Wrike ha qualcosa in più da offrire rispetto a trello, quindi, se dovessimo organizzare un “wrike vs trello”… probabilmente ne uscirebbe vincitore il primo… ma dobbiamo fare anche un altro tipo di ragionamento, poco complesso in realtà: non ci troviamo davanti a software che svolgono azioni determinati, misurabili (come ad esempio fanno i Seo Tools nel fornirci risultati più o meno attendibili su keywords, Serp, competitors etc.), quindi ad un certo punto, escluse alcune funzionalità che oggettivamente sono esclusive di Wrike, viene a pesare un po’ anche la soggettività di una persona, o forse meglio dire dell’intero team work, visto che l’unica soluzione che conta è quella di avere un’interfaccia che sia gradita e user friendly per tutto il gruppo di lavoro.

Ricapitoliamo: team work, team building… ma insomma, per la gestione progetti, quanto conta lavorare in gruppo?

Lavorare in gruppo, formare un team di lavoro, fare team building… chiamate questa soluzione come volete, ma una cosa è certa: un gruppo di persone, se predisposte a lavorare in team, possono davvero fare la differenza.

Ovvio che non necessariamente questa si rivela sempre la scelta più azzeccata: quando si forma un team di lavoro bisogna calcolare innanzitutto che più persone lavorano allo stesso progetto (quindi meno spazio per altri lavori), più persone interagiscono tra di loro e si confrontano su questioni lavorative (se non si hanno elementi con attitudine al lavoro di squadra si può avere più di qualche problema) e, infine, bisogna valutare bene se un determinato progetto è adatto ad essere sviluppato in team (ci sono alcuni lavori in cui in singolo magari si ottengono risultati migliori).

In definitiva quindi qual è il “verdetto”? Diciamo che in definitiva… non esiste un verdetto, non esiste una soluzione unica, valida per tutti: bisogna sempre analizzare le situazioni, i lavori, e, a seconda del team di persone che si ha a disposizione (o magari a seconda delle persone con le quali si può cooperare, in caso fossimo dei freelancer ad esempio), si prende la decisione più opportuna per l’azienda, per il business. In ogni caso, per chi si trova a dover gestire più progetti, in team o in solitaria, consigliamo di dare un’occhiata alle nostre recensioni sugli strumenti utili al Project Management.

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